Na het inloggen krijgt iedere gebruiker zijn persoonlijke startpagina te zien. Deze toont per module de belangrijkste items zoals de persoonlijke afspraken, nieuwste forumberichten, taken, notities en de laatste berichten op het prikbord.

Daarnaast is het mogelijk om nieuwsberichten van andere bronnen op de startpagina te tonen. Welke berichten er getoond worden kunt u zelf bepalen.

De agenda bestaat uit een persoonlijke agenda en een groepsagenda om alle afspraken en vergaderingen te beheren. U kunt in de groepsagenda afspraken binnen een groep bekijken en per afspraak kan worden ingesteld welke groepsleden bij de afspraak aanwezig dienen te zijn.

Afspraken worden getoond in dag-, week- en maandoverzichten of in een complete lijst met alle persoonlijke en zakelijke afspraken.

Het adressenboek bestaat uit een persoonlijke adressenboek en een groepsadressenboek om al uw contacten te beheren en adressen van klanten, opdrachtgevers en partners te kunnen delen binnen een groep.

Personen kunnen individueel of gegroepeerd per organisatie worden opgenomen. Vanuit dit adressenbestand kunt u lijsten genereren voor bijvoorbeeld mailings.

U kunt hier uw persoonlijke taken beheren, per taak prioriteiten aangeven en de voortgang van de taken bewaken. Ook kunt u taken toewijzen aan andere personen binnen het kantoor.

U kunt links naar andere websites opslaan, indelen in categorieën en delen met andere gebruikers binnen het kantoor.

Plaats nieuwsberichten op het virtuele prikbord die voor medegebruikers interessant zijn. De laatste berichten worden getoond op de startpagina.

Per bericht kunt u een periode opgeven waarin een bericht wordt getoond.

Een forum is een mogelijkheid om te reageren op vragen, opmerkingen of tips van anderen waarbij de "gesprekken" bewaard blijven en voor iedereen te lezen zijn. In tegenstelling tot e-mail, die 1-op-1 berichten verstuurt, is dit meer een prikbord en kun je meelezen en reageren. Hierdoor kunnen meerdere mensen er plezier van hebben.

Om het niet een onoverzichtelijke brei te laten worden, zijn de berichten gegroepeerd:

• Forumonderwerp
• Discussies over het Forumonderwerp
• Reacties op de Discussie

Met de module notities kunt u interne berichten voor gebruikers of een gebruikersgroep achterlaten.

Het Virtueel Kantoor is ook geschikt voor het delen van bestanden en documenten zoals Word-documenten, presentaties, spreadsheets en dergelijke.

Documenten zijn direct beschikbaar voor alle gebruikers binnen het kantoor.

U kunt de documenten bewaren in een overzichtelijke mappenstructuur. Op deze manier heeft u een centrale plek waar (belangrijke) documenten makkelijk terug te vinden zijn. Daarnaast is het mogelijk versiebeheer op de documenten toe te passen.

Een gebruiker kan de door hem gewerkte uren voor bijvoorbeeld projecten registreren.

Wanneer aan het eind van de week (of andere vastgestelde periode) alle uren zijn ingevuld kan de gebruiker zijn urenregistratie over deze periode, indienen. Zodra dit gedaan is gaat de timesheet ter goedkeuring naar de manager van het desbetreffende gebruiker. Vanaf dat moment kan de gebruiker zelf geen wijzigingen meer aanbrengen.

Een manager kan een overzicht opvragen van alle ingediende timesheets. Hij kan de timesheet openen, beoordelen en vervolgens goed- of afkeuren. Daarnaast is het mogelijk voor de manager om rapportages te genereren en te exporteren naar Excel. Dit kan per periode, project en gebruiker of gecombineerd.

De verlofadministratie van uw bedrijf bijhouden kunt met de module verlofadministratie. Gebruikers kunnen zelf hun verlofdagen opgeven die door de manager goed of afgekeurd kunnen worden. Ook kan een gebruiker zelf zien hoeveel verlofdagen (uren) er nog beschikbaar zijn.

De manager kan een totaaloverzicht van een periode opvragen zodat hij ziet wie wanneer verlof heeft opgenomen. Voor alle gebruikers is te zien in de agenda wanneer iemand vrij is.

Het onderdeel SMS biedt diverse mogelijkheden om SMS berichten te versturen. U kunt bijvoorbeeld een SMS versturen aan personen of groepen uit uw adressenboek. Ook herinneringen van afspraken kunt u per SMS op uw mobiele telefoon ontvangen.

De module reserveringen biedt de mogelijkheid om bijvoorbeeld ruimtes, apparatuur, parkeerplaatsen e.d. te reserveren. Waardoor u makkelijk na kunt gaan wat wanneer beschikbaar of gereserveerd is.

Een poll is een eenvoudige en snelle manier om meningen te peilen over een bepaald onderwerp.

Stemmen kan zowel op de startpagina als in de module zelf.